¿Cómo realizar una presentación científica o técnica?

Cómo realizar una presentación científica o técnica

Las presentaciones científicas y técnicas son un componente importante para presentar información científica a una diversidad de audiencias. Si eres un profesional en el campo de la medicina, un ingeniero o un funcionario gubernamental, deberás realizar una presentación oral en cualquier momento de tu carrera. Este artículo busca desarrollar principalmente las habilidades de realizar buenas presentaciones y dar pistas útiles sobre la exposición visual de datos y las presentaciones efectivas en Power Point.

Es iportante tomar en cuenta que no existe un atajo para realizar una buena presentación. Por lo general, estará bien si dedicas tiempo a la preparación, práctica y previsión de cualquier circunstancia que pueda surgir. Sin embargo, este artículo está dirigido principalmente a los expositores nuevos que no hayan realizado exposición alguna en este campo de estudio. 

Pasos

1 Conoce a tu audiencia. Esto se refiere a preparar anticipadamente tu presentación y escuchar a tu audiencia durante la presentación para determinar lo que requieren y lo que no. Por lo general, no debes involucrar a tu audiencia cuando hablas.

2 Léela como una historia: una secuencia lógica de ideas harán una presentación clara. Tu audiencia recordará lo que hayas dicho si puede construir una imagen visual en su mente. Asegúrate de que si realizas una presentación científica de una compleja área de investigación tanto el comienzo como el final sean claros. Sin embargo, no todas las presentaciones deben estructurarse de esta forma; por ejemplo, si realizas una propuesta sobre un nuevo plan comercial o idea que deseas desarrollar, puede ser interesante pasar imágenes a la audiencia mientras le hablas lo cual le dará una comprensión más real y personal de tu idea.

3 Muestra el panorama general, luego céntrate en un punto. Como dijo Robert Anholt en Dazzle 'em with Style (Deslúmbralos con estilo): No puedes llevar a la audiencia a ningún lado si no los convenciste que te sigan. Ve por lo específico y colócalo en el contexto de lo que explicaste como importante o cierto en la comunidad general científica.

4 Usa muchos ejemplos: nunca serán suficientes ejemplos ya que serán lo que la audiencia recuerde. Si no son importantes, la audiencia no entenderá qué tratan de explicar.

5 Sonríe. Recuerda que tú realizas la presentación y no las diapositivas o cualquier otro medio que utilices. Tu presentación es tan buena como la presentes, entonces permite que tu pasión por el tema se muestre tanto en las palabras que dices como en los movimientos que realizas. Si puedes hacer que la audiencia se emocione con el tema, probablemente no se pierdan ni dejen de prestar atención. Las ayudas visuales deben contener toda la información que tu audiencia necesite, pero no deben ser lo que le ayude a comprenderla. Tu finalidad es explicar dicha información y descubrir su significado e importancia.

6 Enfócate en los bienes intangibles: atención de la audiencia, movimiento de manos, postura, tono de voz. Si sabes que tiendes a balancearte o aplaudir entre cada tema que desarrollas, ajusta tu estilo con anticipación para minimizar cualquier distractor. Mientras más practiques y des conferencias, más te conocerás y comprenderás tus fortalezas y debilidades.

7 Recuerda quién es tu audiencia: si encuentras que existe una gran diversidad de conocimientos, experiencias y características de personalidad en el lugar, entonces no sientas que debes cambiar completamente el estilo y la forma de tu conferencia. No debes hacerlo. El contenido de tu presentación mayormente debe ser el mismo, pero “cómo” lo explicas puede cambiar.

8 Mantén un ojo crítico: esto es principalmente por el bien de tu trabajo y del diseño de tu exposición. Cada detalle de tu trabajo se observará por distintas personas cada vez que realizas una presentación lo cual significa que cualquier error aparecerá por lo menos para una persona en el lugar. Más importante que tu gramática es cómo estructuras u organizas tus ideas. Recuerda que si no puedes explicar cómo pasar de un paso a otro, la audiencia estará tan confundida como tú lo estás.

9 Conoce tu tema: esto no significa que cuando estés frente a la audiencia le debes decir todo lo que sabes. Conoce tu tema tan bien que puedes crear fácilmente un argumento contundente en términos claros y sencillos. Esto no solo agradará a aquellos conocedores del tema, sino que mantendrá la atención de aquellas personas más jóvenes y con menos experiencia.

10 Descansa el tiempo suficiente con la debida anticipación: maximizar la cantidad de descanso con anticipación desaparecerá la distracción del cansancio y te permitirá mostrar la pasión y el énfasis que pones en el tema a tratar. Es menos probable que cometas errores en tu exposición y más probable que hables claramente si te enfocas plenamente en el tema.

11 Practica, practica, practica. La principal razón por la que debes realizar esto es para reducir o extender la presentación al tiempo ideal. Cuando realmente dices las palabras, te da una idea de cuánto tiempo te tomará expresar una idea particular y cuándo es el momento de pasar al siguiente tema. La otra razón por la que debes practicas es para tu propio beneficio, de modo tal que puedas saber cuándo viene la siguiente diapositiva y qué dice, de modo tal que empiezas a hablar e introduces a la audiencia al tema antes de que llegue. La práctica te ayudará a ganar más confianza cuando expones así como familiarizarte con tu tema.

12 Después de la presentación: continúa con las personas que tuvieron preguntas adicionales que no pudiste responder en la exposición. Realiza una encuesta o un breve cuestionario para ver si las personas entendieron los conceptos básicos de tu exposición. Podrías realizar algunas preguntas sobre el estudio de tu presentación, pero también sobre el material, de modo tal que puedas apreciar qué aspectos puedes resaltar y cuáles no.

Ayudas visuales

La gran idea de usar Power Point y gráficos para apoyar tus habilidades de presentación funciona menos cuando pueden oírte y verte al mismo tiempo. Una falsa concepción de la información visual es que debes incluir todo para hacerte entender. Es mejor incluir un gráfico que solo contenga unos cuantos datos que mostrar todos los datos, pero que no expresan el significado oculto. Un breve resumen después del gráfico o la ayuda visual resolverá el problema.

No hay mucha información en esta imagen, pero tiene mucha información. Este es un buen ejemplo de una ayuda visual efectiva debido a que puede enfocarse a partir de distintos niveles. Las buenas ayudas visuales en ciencia y en ingeniería son ricas en información, pero no de un modo que las relaciones entre los datos sean confusas.

Consejos de diseño visual y gráfico por un teórico de la información

Edward Tufte es un teórico de la información que se especializa en la exposición visual de información cuantitativa. Ha revolucionado la forma que las personas consideran la información visual y cómo representarla de una mejor forma. A continuación, encontraremos algunas de sus sugerencias:

1. Los gráficos tienen un mayor impacto que los cuadros debido a que representan un cambio en la información y tendencias influyentes.

2. En vez de crear más gráficos, crea más variables dentro del gráfico. La marcha de Napoleón a Moscú es un buen ejemplo de esto. En este caso, existen 6 variables distintas que se representan: el tamaño del ejército en números, la temperatura en grados y la ubicación geográfica del ejército. Asimismo, existe el número de soldados representados por el grosor de la línea (1 milímetro del gráfico, a tamaño completo, representa a 6000 hombres) así como los nombres de las principales batallas que se pelearon y generaron grandes pérdidas.

La marcha de Napoleón

3. Usa gráficos relacionales (es decir trazar una variable frente a otra) porque tienen mayor información y permiten reducir la confusión en el auditorio.

4.Los gráficos deben ser reales. La falsificación de información es mala y surgen preguntas respecto a la investigación y cuánta información es realmente correcta.

Contexto

El contexto es el medio en el cual la información tiene sentido. Sin puntos de información de apoyo y ayudas visuales, la información no significa nada. El poder de un mayor conjunto de datos es el número reducido de piezas de información que pueden extraerse de los mismos.

En este diagrama, el usuario puede elegir qué información visualizar en base a sus intereses y restricciones de tiempo. Debido a que existe una gran cantidad de información, el diseñador de este gráfico otorga al usuario la opción de determinar qué información es más importante antes que la información que se puede desechar o que no se necesite.

6. Información con abundantes datos, el ratio tinta-información indica y revela cuánta información contiene realmente el gráfico. La tinta-información frente a la tinta-total para imprimir el gráfico es la ratio tinta-información que debe mantenerse al máximo. La principal razón para hacer esto es eliminar “los cuadros inservibles” como lo llama Tufte, pero también para mostrar que no debes subestimar la capacidad de la audiencia para interpretar los datos. Como vimos con la marcha de Napoleón, algunos puntos de los datos y variables son fáciles de retirar y otros no lo son. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo el observador/lector puede recopilar más y más información que hace que el gráfico sea más dinámico y dure más.

7. Densidad de la información

8. Gráficos con bastante información

Dee tomarse en cuenta que en algún momento, las ilustraciones en los manuscritos científicos tuvieron alguna vez un tema en común. Sin embargo, Albert Biderman ha tomado en cuenta que “los gráficos estadísticos se segregaron del texto y se desarrolló el cuadro como tecnología de impresión".

9. La letra tipo "serif" antes que la letra tipo "sans serif" (pero esto es debatible)

e todos estos consejos, Tufte enfatizó los tres puntos principales de la “excelencia de los gráficos” que son:

1. Contenido

2.Claridad y precisión

3. Un mayor número de ideas expresadas en menos tiempo.

Algunos consejos útiles

1. Siempre retoma una pregunta del auditorio.

2. Responde de forma sencilla. Responde de la forma que lo desean y no con una respuesta improvisada que los dejas más confundidos después de la respuesta.

3. Si no sabes la respuesta, solo di algo como: “Disculpa, no tengo la respuesta en este momento. La buscaré y te la haré saber cuando la tenga”.

4. Responde a la pregunta incluso si ya la contestaste durante la conferencia. Quizás alguna persona no la escuchó y no querrás dejarla de lado.

5. Solo responde a las preguntas que consideres que sean más adecuadas para la audiencia. Recuerda que no tienes todo el tiempo y tienes el derecho a ejercer autoridad.

6 Recuerda que, en ocasiones, puedes conocer a alguna persona que pueda responder mejor a la pregunta. Quizás no eres el autor principal en un documento, pero conoces quien podría conocer la respuesta. Si es así, díselo a la audiencia y comunícate con esta persona.

7. Las preguntas y respuestas son una parte de la presentación. Es un segmento adicional y no un anexo de tu conferencia en el cual las personas pueden desplazarse por el auditorio a su antojo. Muchas veces se informa que las personas aprenden mejor en este segmento, en el cual interactúan con el expositor y ahondan en la complejidad de su investigación.

8. Termina el segmento con una afirmación contundente (algo relacionada con una reformulación de tu planteamiento o conclusión central).

• Incorpora una retroalimentación tales como sondeos y encuestas.

• Una forma cómo los presentadores hacen esto es mediante la inclusión de un sondeo o encuesta en su presentación para obtener la retroalimentación de la audiencia sobre un tema en particular. Una forma cómo sugerimos que puedes hacer esto, es hacer que algunas personas escriban un mensaje de texto en su celular y que lo sigan con un número determinado para indicar que elección realizaron. Los datos pueden exhibirse en tiempo real. Esta estrategia se usa actualmente en universidades para determinar los grados de participación en clase y mejorar el aprendizaje del alumno en un ambiente en el cual los catedráticos dan una conferencia que por lo general dura una hora u hora y media y luego se van de la clase sin decir palabra alguna.

• Los nuevos programas de presentaciones tales como SlideRocket (http://www.sliderocket.com/) cambian la forma de la realización de las presentaciones y nos ponen en el mismo nivel respecto a los términos de transmitir archivos y hacer que la presentación esté disponible para todas las personas.

• Agradece a la audiencia por su atención.

Pensar vs hablar, escuchar vs hablar

Piensa antes de hablar. Recuerda que mientras más escuches a tu audiencia y comprendas lo que piensa, serás capaz de abordar sus necesidades apremiantes. Un buen oyente tiene la capacidad para controlar el ritmo de la conferencia y atraer la atención de un mayor número de personas.

Gran parte de escuchar tiene que ver con ser capaz de moderar tu ritmo y encontrar puntos de referencia a los cuales tu audiencia pueda llegar y comprender lo que has dicho hasta ese momento. Si eres, por lo general, un expositor que habla rápido, intenta reducir la velocidad a la que hablas, y quizás debido a que eres de un país extranjero, toma en cuenta siempre lo que dirás a continuación para evitar cualquier muletilla (“uhhh…”, o “bueno, vamos a ver cómo…”). Practica hablar con voz alta y siempre toma en cuenta lo que dirás a continuación. Recuerda que en cualquier evento público en el que expones, tienes pleno dominio de la audiencia y puedes decidir qué enseñarles y que no. Es tu obligación encontrar un ritmo que se adecúe a las necesidades de la audiencia, de modo tal que pueda aprender mejor.

• Entonces, ¿Cómo lidiar con el nerviosismo?

1. Convierte tu nerviosismo en energía positiva y creativa que permita que salga a flote tu pasión por el tema.

2. Haz algo que te relaje antes de tu presentación. Si es posible, duerme lo suficiente la noche anterior y vístete para impresionar.

Consejos

• Sé consciente de tu ritmo. Dale a la audiencia tiempo suficiente para procesar la información en cada diapositiva y ver cómo se relaciona con lo que dices.
• Cuando elabores una presentación, cuidado con saturar con información. Lleva a tu audiencia al nivel que necesita estar antes que le presentes conocimientos nuevos.
• Usa folletos de ser necesarios. Son especialmente útiles para matemáticas, en especial si las derivaciones son muy complicadas.
• Habla en cualquier momento. Conoces tu tema tan bien que no debes depender de la información en las diapositivas. Las diapositivas, las ayudas visuales, los documentos, las notas, los folletos o cualquier otro medio que elijas para dar a tu audiencia un punto de referencia son útiles solo como recordatorios. No son el marco dentro del cual expones.
• Aprende de otros expositores. Puedes descubrir que estudiar las técnicas de los grandes expositores puede ayudarte en tu exposición.
• Recopila toda la información necesaria sobre el lugar de la conferencia que sea posible (es decir, el equipo de audio y video disponible, piensa que hablas en el programa respecto a los días previos y futuros, cuántas personas esperas que asistan a la conferencia y cuál sería su nivel de educación y cuánto tiempo hablarás a tu audiencia).
• Que tu presentación sea corta y simple. Cualquier presentación que dure demasiado y sea complicada no contará con la atención del oyente.

Advertencias

• Nunca te excedas en el tiempo. Es la peor forma de terminar tu presentación y sin duda alguna perderás la atención por el tiempo adicional que te excedas.
• No te disculpes por una diapositiva que no esté clara o no profundice mucho. En su lugar, explicar rápidamente cuál era la finalidad de dicha diapositiva y continúa.
• Asegúrate de que los programas de tu presentación como el equipo de tu computadora sean compatibles con el equipo electrónico del lugar donde realizarás tu exposición, no dejes este asunto para último momento.
• Incluso es posible que tu presentación de Power Point (si eliges una) funcione por un tiempo determinado, de modo tal que no corres el riesgo de exceder el tiempo. Si te das cuentas que te centras en conceptos que no son importantes para lo que tu audiencia debe escuchar, señala brevemente que debes pasar al final y hacer un resumen del punto principal que intentas explicar.
• Ten cuidado con la organización de la información visual, el color, el fondo y la estructura lógica. La apariencia de lo que dices a menudo es tan importante como el tema mismo.
• Evita explicar información sin los datos, pruebas, e investigaciones adecuadas para respaldarla. Permite que tu audiencia confíe en base a tu conferencia en los hechos y descubrimientos actuales en tu campo de estudio. Aunque tu objetivo principal es informar e instruir, podría ser como última instancia persuadir a una población escéptica sobre un punto de vista en particular.

Cosas que necesitarás

• Ropa limpia y adecuada al clima y ambiente de tu audiencia.
• Tu presentación y programas y equipos relacionados.
• Quizás un proyector para una pantalla grande.
• Una copia de seguridad de tu presentación en caso que tu dispositivo se rompa o sea incompatible con el programa que tienes disponible.
• Fichas escritas con recordatorios en cada punto que desarrollas.
• Un puntero láser (si se requiere)
• Un vaso o una botella de agua (no mascar chicle)