Webex es una de las aplicaciones de aumento de productividad para equipos más populares. Permite una toma de decisiones más rápida, mejora la colaboración en equipo y facilita la gestión de proyectos de todos los tamaños. Es posible que haya investigado esta opción durante un tiempo hasta que finalmente decidió probarla.

Cómo programar una reunión en Webex

Pero, ¿cómo puede programar su primera reunión en Webex? Este artículo explica precisamente eso. Proporcionamos instrucciones paso a paso sobre la programación de reuniones de Webex en una PC, aplicación de escritorio, aplicación móvil y más.

Cómo programar una reunión en Webex en una PC

Con la aplicación de escritorio de Webex, puede programar reuniones con todos en su espacio. Pero primero, debes elegir el programador. Esta es una aplicación que usa para que Webex sepa dónde le gustaría programar reuniones. Los programadores más utilizados incluyen Microsoft Outlook, Webex App Scheduler y Google Calendar.

Para programar una reunión con Google Calendar, siga los pasos a continuación:

  1. Abra un espacio en su aplicación Webex y presione "Programar".
  2. Haga clic en "Programar una reunión". Verá la invitación con el nombre del espacio actuando como tema de la reunión en el campo "Ubicación".
  3. Agregue la fecha, la hora y otros detalles de la reunión.
  4. Presiona "Asistente de programación", luego "Agregar salas" para Windows o "Buscador de salas", luego "Agregar sala" en Mac.
  5. Agregue la habitación que desea incluir.
  6. Envíe la invitación.

Para programar una reunión con Outlook, siga estos pasos:

  1. Haga clic en "Programar" en el espacio.
  2. Haz clic en "Programar una reunión".
  3. Ajuste la fecha y la hora de la reunión.
  4. Seleccione "Asistente de programación", luego vaya a "Agregar salas" para Windows. En Mac, seleccione "Buscador de salas" y, a continuación, "Agregar sala".
  5. Agrega la habitación que necesitas.
  6. Envíe la invitación.

Si usa otros calendarios, siga los pasos a continuación:

  1. Haga clic en "Programar" en el espacio.
  2. Selecciona "Información de la reunión espacial" y luego presiona "Copiar".
  3. Navegue a su calendario y pegue la información en una reunión.
  4. Regrese a la aplicación Webex y abra la "Información de la reunión espacial".
  5. Copie las direcciones de correo electrónico junto a "Personas". Pégalos en la sección "Para" de la reunión en tu calendario.
  6. Modifique la hora, la fecha y otros detalles de la reunión que necesite.
  7. Envíe la invitación.

Cómo programar una reunión en Webex con Outlook

Microsoft Outlook facilita la programación o cancelación de reuniones. Pero antes de hacerlo, debe instalar las herramientas de productividad de Cisco Webex .

Una vez que configure la integración, puede programar su primera reunión con Outlook. Así es cómo:

  1. Abra Microsoft Outlook en su escritorio.
  2. En la cinta "Inicio", seleccione "Programar reunión" y, a continuación, "Programar reunión de Webex".
  3. Compruebe si la configuración de Webex es correcta.
  4. Clic en Guardar."
  5. Presione "Para" y seleccione los asistentes a la reunión.
  6. Ingrese el tema y la ubicación de la reunión.
  7. (Opcional) Modifique las funciones avanzadas de la reunión haciendo clic en "Cambiar configuración".
  8. Presiona "Enviar".

Cómo programar una reunión en Webex en la aplicación móvil

La aplicación móvil de Webex facilita la programación de reuniones con todos desde su espacio en cualquier momento, independientemente del tipo de espacio. Todos los asistentes recibirán invitaciones de calendario para informarles sobre la reunión y cómo pueden unirse.

A continuación, le indicamos cómo programar una reunión en una aplicación móvil:

  1. Abra la aplicación Webex en su dispositivo móvil ( Android o iOS ).
  2. Navegue hasta el espacio para el que desea iniciar una reunión.
  3. Presiona el botón de menú (tres puntos verticales) y presiona "Programar".
  4. Toca la opción "Copiar direcciones de correo electrónico".
  5. Navegue a su calendario y pegue las direcciones en la sección "Para" de la reunión.
  6. Regrese a la aplicación Webex.
  7. Toque "Copiar información de la reunión" y péguela en la reunión en el calendario. Esta información puede contener un enlace para unirse, la opción "Unirse por teléfono" y más.
  8. Ajuste la hora, la fecha y otra información de la reunión.
  9. Envíe la invitación.

Ahora ha programado una reunión en su aplicación móvil Webex. Todas las invitaciones recibirán una notificación en sus calendarios.

Cómo programar una reunión en Webex Teams

Cisco Webex Teams es la aplicación de colaboración definitiva para ayudar a los equipos a mantenerse organizados. Si está utilizando esta aplicación, programar reuniones es muy sencillo. Hay diferentes formas de programar reuniones en Webex Teams.

Las reuniones periódicas a menudo se llevan a cabo en un espacio virtual. Aquí es donde se almacenan todos sus documentos compartidos y donde puede tener una discusión rápida con su equipo. Para programar una reunión en un espacio, siga los pasos a continuación:

  1. Navega hasta el espacio y selecciona el "Menú de actividades" o los tres puntos horizontales.
  2. Presione "Programar".
  3. Seleccione "Programar una reunión".
  4. Verá la aplicación de calendario y los detalles de la reunión. Escriba el título, la hora y la fecha, y presione "Enviar".

Los asistentes pueden unirse al video a través de la aplicación Webex Teams o el recordatorio emergente.

Si desea programar reuniones que no necesitan un espacio, como reuniones de clientes y clientes, puede utilizar su sala personal.

Cómo programar una reunión en una sala personal de Webex

Las salas personales de Webex sirven como su espacio de conferencias virtual personal que puede usar en cualquier momento. No es necesario reservar estas habitaciones, ya que siempre están disponibles. Los asistentes a la reunión pueden unirse fácilmente a la sala personal a través de su enlace, correo electrónico o número de teléfono.

La mayoría de las veces, las salas personales se utilizan para reuniones improvisadas. Sin embargo, también puedes programar una reunión con anticipación. Para hacerlo, primero debe preinstalar las Herramientas de productividad de WebEx en su computadora.

Luego, puede programar reuniones de sala personal a través de su aplicación de escritorio de Outlook o el portal de WebEx.

Programe una reunión de sala personal a través de la aplicación de escritorio Outlook

  1. Abra Microsoft Outlook en su computadora.
  2. Navegue hasta el calendario para crear una nueva reunión.
  3. Ingrese la fecha, la ubicación y la hora del asunto e invite a los asistentes.
  4. Presione el botón de programación para confirmar que las salas y los asistentes están disponibles.
  5. Seleccione el menú desplegable "Agregar WebEx" y elija "Agregar sala personal". Después de hacerlo, su reunión de calendario se actualizará con los detalles de la reunión de la sala personal.
  6. Envíe la invitación.

Su calendario de Outlook se sincronizará con su cuenta de WebEx en la nube para recuperar los detalles de la reunión y agregarlos a la invitación.

Programe una reunión de sala personal a través de la aplicación informática Microsoft Outlook

  1. Abra Microsoft Outlook en su computadora.
  2. Desde la cinta "Inicio", navegue hasta "Programar reunión" y luego "Programar reunión de sala personal".
  3. Haga clic en "Para" y seleccione los asistentes a la reunión.
  4. Ingrese la fecha, la ubicación y la hora del asunto.
  5. Seleccione "Enviar".

Programe una reunión de sala personal a través del portal de WebEx

  1. Inicie sesión en el portal de WebEx .
  2. Presione el botón "Programar".
  3. Ingrese el título del tema de la reunión, la fecha, la hora y las direcciones de correo electrónico de los asistentes.
  4. Haga clic en "Programar".

Ahora ha programado una reunión de sala privada mediante el portal de WebEx.

¿Está listo para su primera reunión de Webex?

Webex es un lugar excelente para programar reuniones en línea. Su interfaz intuitiva facilita la participación y el intercambio de ideas con su equipo. La integración con Outlook, Google Calendar y otras aplicaciones de calendario asegura que los asistentes siempre estén al tanto de las nuevas actualizaciones de la reunión.

¿Qué dispositivo te resulta más conveniente para programar reuniones? ¿Prefieres Outlook o Google Calendar? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.