Si necesita hacer una lista de cualquier cosa, es tentador ver Excel como el repositorio predeterminado: después de todo, es solo una pequeña lista de elementos para usted o algunos colegas cercanos. Quizás necesite fórmulas más sofisticadas para los cálculos o la programación de macros para automatizar la recopilación y el procesamiento de datos.
Desafortunadamente, la facilidad para comenzar a trabajar en Excel o en un programa de hoja de cálculo rival también es uno de sus mayores problemas. Lo que comienza como un pequeño proyecto en Excel se convierte en algo enorme, momento en el que también podría enfrentar problemas de velocidad y estabilidad o incluso un problema de desarrollo que no puede resolver.
Además, las tareas de administración de big data a menudo presentan desafíos importantes, como organización, implementación, clasificación de archivos, administración de bases de datos, colaboración de usuarios y más. Todo lo que se necesita para romper la estructura de una base de datos es colocar los datos en el área incorrecta, escribir los datos de manera inconsistente o incluso tener dos personas trabajando en la misma hoja. Varias cosas pueden salir mal, causando demoras y posible pérdida de datos.
Este artículo explica los problemas más comunes que encuentran los usuarios cuando usan hojas de cálculo de Excel, cómo abordarlos y cuándo es mejor dar el paso y cambiar a una base de datos.
Problema n.º 1: Edición multiusuario de Excel
Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, rápidamente se encuentra con problemas en los que un usuario abre un libro de trabajo en un momento determinado y a una segunda persona se le dice que ya está abierto . El segundo usuario puede cancelar, esperar o ver una versión de solo lectura. La promesa de Excel de informarle cuando la otra persona sale del libro de trabajo es una apuesta, ya que no verifica el estado con tanta frecuencia y es posible que nunca lo ilumine. Incluso si lo hace, otra persona podría iniciar sesión y abrir el archivo antes que usted.
Para evitar los efectos de "usuario solo", puede usar Excel Online (la versión reducida de Excel basada en la web) o activar la función Libros de trabajo compartidos . Aquí hay una guía rápida sobre cómo compartir una hoja de cálculo.
- Abra la hoja de cálculo deseada y haga clic en "Archivo" en la parte superior.
- A continuación, en el menú del lado izquierdo, haga clic en " Compartir " para abrir una nueva ventana.
- Ahora, ingrese la información del usuario con el que desea compartir la hoja de cálculo.
Nota: También puede dividir los datos en varios libros de trabajo para que diferentes personas trabajen en diferentes libros de trabajo sin molestarse unos a otros.
Problema n.º 2: libros de trabajo compartidos de Excel
Excel Online permite varios editores de forma predeterminada, pero le falta una gran cantidad de funciones. El servicio no es un gran competidor para nada más que las tareas más simples. Aunque la función de libros de trabajo compartidos parece que debería hacer el trabajo, está llena de restricciones. Por ejemplo, no puede crear una tabla o eliminar un bloque de celdas si el libro de trabajo está compartido .
Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, se encuentra con el problema de que solo un usuario puede abrir un libro de trabajo a la vez.
Hay soluciones para algunas restricciones de Excel en línea. Para otros, se trata de cambiar la estructura del libro de trabajo en lugar de usar un libro de trabajo ya configurado, pero este escenario a menudo se interpone en el camino. Como resultado, es imposible usar un libro de trabajo compartido de la misma manera que podría usar un libro de trabajo ordinario de un solo usuario.
Los cambios en los libros de trabajo compartidos se sincronizan entre los usuarios cada vez que se guarda el libro de trabajo. Esta acción se coloca en un horario cronometrado, lo que obliga a guardar cada cinco minutos, por ejemplo. Sin embargo, la sobrecarga del guardado regular y el seguimiento de los cambios de cada usuario se vuelve bastante significativa. Los libros de trabajo pueden aumentar rápidamente de tamaño y ejercer presión sobre su red, lo que ralentiza otros sistemas.
Problema n.º 3: Libros de trabajo vinculados de Excel
Dividir sus datos en varios libros de trabajo puede proporcionar una solución al problema de la edición multiusuario. Aún así, es probable que cada libro de trabajo necesite vínculos entre ellos para que los valores ingresados en uno se usen en otro . Los enlaces entre libros de trabajo también son útiles para mantener datos separados en archivos separados, en lugar de tener hojas individuales en un libro de trabajo.
Lamentablemente, estos enlaces son otra fuente de frustración e inestabilidad. Se vuelven absolutos, incluida la ruta completa al libro de trabajo de origen, o relativos, incluida la diferencia entre las rutas de origen y de destino. Aunque esto suena sensato, Excel emplea reglas misteriosas para decidir cuándo usar cada tipo de vínculo y cambiarlo.
Las reglas se rigen por varias opciones y por si los libros de trabajo se guardaron antes de insertar enlaces. Los enlaces también cambian cuando guarda el libro de trabajo o lo abre y usa Guardar como para hacer un duplicado en lugar de copiar el archivo usando el Explorador de archivos. El resultado de toda esta confusión e incertidumbre es que los vínculos entre los libros de trabajo se rompen con facilidad y la recuperación de los vínculos rotos lleva mucho tiempo. Nadie tiene acceso a los archivos afectados.
Los datos vinculados solo se actualizan cuando se abren los archivos, a menos que haga clic específicamente en " Datos > Consultas y conexiones > Editar vínculos > Actualizar valores". Aquí hay una demostración rápida.
- Abra la hoja de cálculo deseada y haga clic en "Datos" en la parte superior.
- Ahora, busque "Consultas y conexiones" y haga clic en " Editar enlaces ".
- Luego, seleccione "Actualizar valores".
Si sus enlaces no están entre dos libros de trabajo sino que cubren tres o más, debe abrir todos los libros de trabajo en orden, asegurándose de que cualquier proceso de datos actualizado ocurra en el orden correcto, del primero al segundo al tercero. Si cambió un valor en el primer libro de trabajo y abrió el tercero, no vería ningún cambio porque el segundo libro de trabajo no había actualizado sus valores.
Este encadenamiento de datos es lógico, pero aumenta la probabilidad de que la información sea incorrecta o de que intente abrir un libro de trabajo que otra persona ya está editando.
Por supuesto, puede intentar evitar los libros de trabajo vinculados por completo, pero existe la posibilidad de que termine ingresando los mismos datos en más de un libro de trabajo, y eso conlleva el peligro de escribirlos de forma ligeramente diferente cada vez.
Problema #4: Validación de datos de Excel
Los errores pueden colarse en los datos dentro de cualquier sistema informático: las personas escriben mal las palabras o transponen dígitos en números con monótona regularidad. Si sus datos no se verifican cuando se ingresan, tendrá problemas.
De forma predeterminada, Excel acepta lo que el usuario escriba. Es posible configurar la validación en las listas de búsqueda, pero son difíciles de mantener, principalmente si se usa el mismo campo en más de un lugar. Si los usuarios tienen que ingresar números de identificación de documentos o números de referencia de clientes sin ningún control, es fácil vincular los registros incorrectos sin darse cuenta. La integridad de los datos del sistema se ve gravemente comprometida y cualquier análisis de los datos es sospechoso.
Es posible que ya sufra los efectos de los problemas de validación de datos sin darse cuenta de la causa raíz. Considere una situación en la que tiene una lista de facturas en Excel. El usuario escribe el nombre del cliente de forma ligeramente diferente en cada factura. Como resultado, recibe facturas a "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" y "joness".
Es posible que sepa que todos estos se refieren a la misma empresa, pero Excel no. Cualquier análisis de los datos de la factura, como una tabla dinámica basada en clientes por mes, ofrece múltiples resultados cuando solo debería haber uno .
Problema #5: Navegación de Excel
Los libros de trabajo grandes son difíciles de navegar. Las pestañas de las hojas en la parte inferior de la ventana son un mecanismo terrible para orientarse cuando hay numerosas cantidades de ellas. Con más pestañas visibles en la pantalla, se vuelve difícil encontrar lo que necesita. Esta es una forma rápida de navegar por las hojas.
- Cerca de la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic con el botón derecho en los "botones de flechas", a la izquierda de los nombres de las hojas, para abrir el cuadro de diálogo " Activar hoja ".
- Solo se enumeran las primeras 20 hojas antes de que tenga que desplazarse por la lista. No hay forma de ordenar, agrupar o buscar la hoja que desea. La ventana debe parecerse a la que se muestra a continuación.
Problema n.º 6: seguridad de Excel
Puede agregar seguridad a los libros de Excel, pero está plagado de problemas. La protección está mucho más orientada a proteger la estructura del libro de trabajo que los datos. Puede intentar bloquear algunas hojas y celdas para evitar que los usuarios cambien la estructura y la fórmula, pero si pueden ver los datos, por lo general pueden cambiarlos en parte o en su totalidad (a menos que realice alguna programación macro creativa).
Problema #7: Problemas de velocidad de Excel
Excel no es la aplicación más rápida y su lenguaje de programación, VBA, es lento en comparación con lenguajes de programación más profesionales como C#. Este escenario se deriva del uso previsto y la naturaleza flexible de Excel. Es, después de todo, un motor de hoja de cálculo. Sí, Excel VBA puede convertirse en un servicio que administra listas de datos, pero eso no significa que sea la mejor opción para ese tipo de trabajo. Otras aplicaciones se adaptan mejor a tales tareas, principalmente porque están diseñadas explícitamente para realizarlas.
Uso de una base de datos para datos estructurados
Si tiene alguno de los problemas descritos en este artículo, no los ignore. Existe una respuesta profesional para el almacenamiento de datos estructurados, conocida como base de datos. No tiene que ser aterrador o costoso, y debería permitirle pensar lógicamente sobre sus datos, cómo se vinculan y cómo interactúa con ellos.
Nota : si está pasando de una solución de hoja de cálculo a una base de datos, no duplique servilmente el diseño de la hoja de cálculo. Aprovecha la oportunidad para hacerlo mejor.
Existen aplicaciones de base de datos de propósito general disponibles, con las que puede construir una solución a medida. Alternativamente, puede encontrar que una aplicación de base de datos especializada, una ya diseñada para el propósito que necesita, es más económica, más rápida de implementar y más adecuada.
Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y los detalles de todas sus interacciones con ellos, eso se considera un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). A pesar de su nombre elegante, un sistema CRM es una base de datos especializada. Del mismo modo, los paquetes de cuentas como QuickBooks y Sage son bases de datos especializadas. Si no puede encontrar una aplicación prediseñada que se adapte a sus necesidades particulares, puede crearla usted mismo o pedirle a su departamento de TI o consultor que le haga una.
El tipo de base de datos más común es una base de datos relacional, que almacena sus datos en tablas y consta de filas y columnas. Cada fila contiene los datos de un elemento separado. Por ejemplo, cada columna describe un atributo de asunto diferente, como el nombre del cliente o el límite de crédito.
Solo necesita ingresar los datos de un cliente una vez para crear un registro, y luego puede usarlo en tantas facturas como necesite.
Las tablas tienen relaciones definidas entre ellas de modo que, digamos, una factura lleva el ID del cliente. Este proceso significa que puede encontrar fácilmente todas las facturas de un cliente en particular o recuperar el número de teléfono del cliente de una factura específica. Solo necesita ingresar los datos del cliente una vez para crear el registro del cliente, y luego puede usarlo en tantas facturas como necesite sin tener que ingresarlo nuevamente. Para crear una base de datos, debe definir estas tablas y relaciones y luego definir los diseños de pantalla que desea usar para enumerar y editar los datos.
Hay docenas de aplicaciones de bases de datos por ahí. Algunos son fáciles de usar y hacen todo el trabajo, lo que le permite personalizar las tablas, las pantallas de ingreso de datos y los informes. Otros tienen más funciones en áreas específicas, pero requieren otras herramientas para hacer un trabajo completo.
Por ejemplo, un programa puede ser confiable cuando define las tablas y las relaciones y tiene características sólidas de análisis e informes. Aún así, la aplicación finalmente carece de herramientas para determinar las pantallas de ingreso de datos. Microsoft SQL Server es el ejemplo obvio aquí. Al igual que con otros grandes sistemas de bases de datos, SQL Server se ocupa del back-end y espera que use otra herramienta, como Visual Studio, para desarrollar el front-end.
¿Qué opciones de base de datos son adecuadas para usted?
Opción de base de datos #1: Microsoft Access
Access es uno de los abuelos de las bases de datos de escritorio. Es fácil de usar pero fácil de abusar. Puede diseñar tablas, pantallas e informes desde cero o comenzar desde una plantilla.
Algunas de las plantillas son abiertamente estadounidenses y no siempre enseñan buenas prácticas, pero lo ayudan a comenzar rápidamente. Las pantallas y las funciones de programación pueden ser bastante sofisticadas. Puede implementar su aplicación terminada para otros usuarios a través de su intranet (NO Internet) en lugar de depender de recursos compartidos de archivos.
Opción de base de datos n.º 2: Microsoft SharePoint
SharePoint es una base de datos, así como un mecanismo de almacenamiento de documentos. Puede usarlo para compilar listas simples y vincularlas. El Diseñador de formularios es un poco sofisticado, pero aún es posible personalizarlo. La capacidad de SharePoint para "tomar" una lista de datos acumulados en Excel y colocarla en una lista personalizada es útil.
El programa hace que la lista personalizada esté disponible para todos en su red y le permite agregar seguridad para restringir quién puede hacer qué con esos datos. Puede pedirle a SharePoint que le avise por correo electrónico cada vez que alguien agregue, edite o elimine registros. Si está almacenando datos sobre personas, elementos del calendario o tareas, puede sincronizar esos datos con Outlook.
Opción de base de datos n.º 3: Zoho Creator
Zoho Office es una aplicación web que incluye una base de datos que utiliza la funcionalidad de arrastrar y soltar para distribuir sus formularios de una manera sencilla e intuitiva. El proceso de arrastrar y soltar también se usa para programar las interacciones y los flujos de trabajo. Sus datos y aplicaciones están disponibles desde cualquier lugar, con seguridad simple para mantener la privacidad de sus datos. Zoho cobra por usuario, por mes, pero limita la cantidad de registros que puede almacenar por ese precio establecido. El programa cuesta más cuando se almacenan más datos o por otras funciones, como la integración de correo electrónico.
sobresaliendo en excel
Como puede ver, Excel ofrece muchas funciones, pero carece de algunas áreas dentro de cada una. A veces, otra aplicación hace mejor el trabajo, especialmente si está diseñada específicamente para la tarea. Otras veces, Excel funciona bien, como para bases de datos más pequeñas, siempre que sepa cómo evitar que ocurran problemas en primer lugar.
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