Cuando su Gmail se llena de correos electrónicos, puede eliminar los más antiguos, pero no podrá revisarlos en el futuro si es necesario. Archivar correos electrónicos antiguos es quizás lo mejor que puede hacer porque puede desarchivarlos más tarde si los necesita.

Cómo archivar y desarchivar correos electrónicos en Gmail

Aprende cómo archivar tus correos electrónicos en Gmail y cómo recuperarlos en el siguiente artículo.

Archivar correos electrónicos en Gmail

Puede eliminar los correos electrónicos que está seguro de que no necesitará en el futuro y archivar los que pueda necesitar por cualquier motivo. Los correos electrónicos con códigos, contraseñas, información confidencial, etc. se pueden archivar con solo unos pocos clics, pero siempre es mejor eliminar esos mensajes. Sin embargo, guárdelos (quizás como archivos PDF) en otro lugar fuera de Gmail, como en una carpeta cifrada.

Ubicación de correos electrónicos archivados en Gmail

Todos los correos electrónicos archivados desaparecen de la carpeta "Bandeja de entrada" y se mueven a la carpeta "Todos los correos", donde puede acceder a ellos cuando lo desee. El único inconveniente es que se mezclan con todo lo demás y pueden ser difíciles de encontrar. Este escenario se debe a que Gmail NO tiene una carpeta o etiqueta de "archivo". A continuación, encontrará un truco que resuelve sus problemas de clasificación.

Nota: si recibe una nueva respuesta a un correo electrónico archivado en Gmail, el mensaje se vuelve a colocar automáticamente en la carpeta "Bandeja de entrada".

Cómo archivar correos electrónicos en Gmail

Crear algo de espacio en su carpeta "Bandeja de entrada" le permite encontrar correos electrónicos críticos/esenciales más fácilmente. Por lo tanto, cuando desee archivar algunos correos electrónicos que no necesita en este momento, puede archivarlos fácilmente y verlos en la carpeta "Todos los correos". Sin embargo, dado que se mezclan con todos los demás mensajes, existe una solución para separarlos del resto. Aquí está cómo hacerlo:

  1. Inicie sesión en su cuenta de "Gmail" .
  2. En el menú de navegación izquierdo, desplácese hacia abajo y haga clic en "Más".
  3. Desplácese hacia abajo una vez más y seleccione "Crear nueva etiqueta".
  4. Escriba un nombre de carpeta para representar sus archivos, pero NO elija una carpeta principal. Este paso crea una carpeta para almacenar sus archivos antes de archivarlos para que sean fáciles de encontrar más tarde.
  5. En el panel de navegación izquierdo, desplácese hacia abajo y seleccione la carpeta "Todos los correos". Esta carpeta/etiqueta muestra todos los mensajes de su cuenta sin importar dónde residan.
  6. Haga clic en “ ” ( cuadro Seleccionar/Anular selección ) junto a cada mensaje que desee volver a etiquetar/mover. Si te equivocas, simplemente haz clic de nuevo para anular la selección.
  7. Haga clic en “ ” ( icono de etiquetas ) en la parte superior. "Mover a" NO es una opción aquí porque elimina los correos electrónicos de la carpeta "Bandeja de entrada".
  8. En el menú "Etiquetas", desmarque todas las casillas para comenzar de nuevo. Si hay un "menos" en un cuadro, haga clic dos veces para desmarcarlo. NO haga clic en "Aplicar" todavía.
  9. Marque "Bandeja de entrada", luego marque la casilla "Archivos" o como se llame la carpeta. Si hay un "menos" en el cuadro de la carpeta, haga clic en él para cambiarlo a una marca de verificación, luego haga clic en "Aplicar" cuando haya terminado.
  10. Gmail vuelve a la carpeta "Todos los correos". Cada correo electrónico del paso anterior ahora muestra dos etiquetas: "Bandeja de entrada" y "Archivos".
  11. Marque las casillas junto a cada correo electrónico que desee archivar, luego haga clic en “ ” ( icono Archivar ).
  12. Los correos electrónicos desaparecen de la carpeta "Bandeja de entrada" pero permanecen en la carpeta "Archivos". Es por eso que mantuvo marcada la "Bandeja de entrada" y por qué usó etiquetas en lugar de moverlas. Verás las etiquetas cuando estés en la carpeta "Todos los correos".
  13. En la carpeta "Archivos", confirme que los correos electrónicos se archivaron pasando el cursor sobre cada uno. El "icono de archivo" en el extremo derecho de cada mensaje está atenuado (gris más claro) si está archivado, y no mostrará la mano cuando esté sobre él.

En el proceso anterior, creó una carpeta de archivo para almacenar sus correos electrónicos archivables, etiquetó cada correo electrónico como "Bandeja de entrada" y "Archivos", los archivó manualmente y puede verlos en la carpeta "Archivos" para recuperarlos fácilmente. Usar "Mover a" no es una opción porque elimina el correo electrónico de la carpeta "Bandeja de entrada". Es por eso que tienes que usar etiquetas en su lugar.

Una vez que haya agregado la carpeta "Archivos", puede usarla para necesidades futuras. Simplemente no olvide usar etiquetas en lugar de la opción "Mover a" o no funcionará.

Sus correos electrónicos seleccionados ahora aparecen en la carpeta "Archivos", listos para desarchivarlos si los necesita, como se explica a continuación.
No tendrá que revisar un montón de correos electrónicos para encontrar los archivados, ya que se almacenaron en su carpeta "Archivos". Como se mencionó anteriormente, las nuevas respuestas también desarchivan los correos electrónicos.

Cómo archivar todos los correos electrónicos de Gmail o en masa

Puede archivar cualquiera o todos sus correos electrónicos con unos pocos clics. Su Bandeja de entrada se vacía, pero el grupo de correos electrónicos aún se verá confuso en la carpeta "Todos los correos", así que intente eliminar los que está seguro de que no necesitará antes de comenzar a archivar. También tiene la opción de crear una carpeta de respaldo para verla fácilmente más adelante, como se indica en "Archivos" arriba, y luego utilícela antes de archivar cualquier correo electrónico.

Puede personalizar qué archivar utilizando las opciones desplegables junto al cuadro "Seleccionar todo". Elija correos electrónicos leídos o no leídos, destacados o incluso no destacados si lo desea. Esto es lo que debe hacer para archivar todos sus correos electrónicos juntos o de forma masiva:

  1. Haga clic en “ ” ( icono desplegable Seleccionar/Deseleccionar ) en la parte superior, encima de todos los correos electrónicos.

  2. Elija "Todos", "Leídos", "No leídos" , "Destacados" o "Sin destacar", según lo que desee archivar.
  3. Una vez que haya seleccionado todos sus correos electrónicos, haga clic en " " ( icono de archivo ), y todos sus correos electrónicos se transferirán a la carpeta "Todos los correos".
  4. Haga clic en "Aceptar" cuando aparezca la ventana de confirmación masiva.

Todos los correos electrónicos elegidos ahora aparecen en la carpeta "Todos los correos" y ya no se muestran en la "Bandeja de entrada". Puede optar por crear una carpeta de "Archivos" como en la otra sección anterior antes de seguir los pasos aquí, luego todos los correos electrónicos archivados en masa serán fáciles de encontrar más adelante.

Cómo desarchivar correos electrónicos en Gmail

Puede devolver cualquier correo electrónico archivado a la carpeta original en cualquier momento. Siga estos pasos para hacerlo:

  1. Si primero transfirió todos los correos electrónicos archivados a una carpeta, vaya a esa carpeta para verlos. De lo contrario, desplácese hacia abajo en el menú de navegación izquierdo y seleccione "Más", luego abra la carpeta "Todos los correos".
  2. Seleccione los correos electrónicos que desea desarchivar, luego haga clic en “ ” ( Icono Mover a ).
  3. Elija "Bandeja de entrada" de la lista de carpetas.

Ahora, todos los correos electrónicos que ha seleccionado regresan a la carpeta "Bandeja de entrada".

Archivar correos electrónicos en dispositivos móviles

También puede archivar correos electrónicos desde sus dispositivos móviles. El proceso es muy similar al anterior y funciona tanto para dispositivos iOS como Android. Esto es lo que tienes que hacer:

  1. Abra la aplicación "Gmail" en su teléfono inteligente o tableta.
  2. Abra la carpeta "Todos los correos" para ver todo, luego marque el "círculo" junto a cada correo electrónico que desea archivar o tóquelo nuevamente para anular la selección.
  3. Si primero creó una carpeta de "Archivos", como en las secciones anteriores, toque " " ( icono de opciones ) en la parte superior. De lo contrario, vaya al "Paso 7".
  4. Seleccione "Cambiar etiquetas" de la lista de opciones.
  5. Desmarque todas las casillas , luego marque las etiquetas "Bandeja de entrada" y "Archivos" . Desea que los correos electrónicos se almacenen en ambas carpetas.
  6. Abra la carpeta "Todos los correos" para ver todo, luego marque los "círculos" junto a cada correo electrónico que desea archivar. Deben mostrar dos etiquetas: "Bandeja de entrada" y "Archivos". Es posible que deba girar al modo horizontal para ver las etiquetas.
  7. toque “ ” ( icono de archivo ) en la parte superior para archivar automáticamente los correos electrónicos seleccionados.
  8. Cada correo electrónico seleccionado desaparece de la carpeta "Bandeja de entrada". Si creó una carpeta de "Archivos" y etiquetó los correos electrónicos como tales, permanecerán en la carpeta "Archivos" para referencia futura.

Los correos electrónicos que ha seleccionado ahora aparecen en la carpeta "Todos los correos" y permanecen en la carpeta "Archivos" recién creada si eligió esa opción de antemano.

Cómo desarchivar correos electrónicos usando la aplicación Gmail

  1. Abra la aplicación "Gmail" en su teléfono inteligente o tableta.
  2. En el menú de navegación de la izquierda, desplácese hacia abajo y seleccione la carpeta "Todos los correos" y elija los correos electrónicos que desea desarchivar. También puede seleccionar la carpeta "Archivos" si creó una y ver solo los correos electrónicos archivados.
  3. Si el correo electrónico se archivó, toque " " ( menú Opciones ) y seleccione "Mover a la bandeja de entrada" de la lista. Si la opción enumerada no está presente, el correo electrónico no se archiva.

Los correos electrónicos que ha seleccionado ahora volverán a aparecer en la carpeta "Bandeja de entrada" y se desarchivarán.

Para terminar, algunos correos electrónicos son más importantes que otros, por lo que es natural que desee guardarlos para usarlos en el futuro. Ha leído cómo archivar correos electrónicos manteniendo una copia de seguridad y cómo hacerlo tanto en PC como en dispositivos móviles. Creó una carpeta de respaldo llamada "Archivos", etiquetó los correos electrónicos para "Bandeja de entrada" y "Archivos", archivó los correos electrónicos elegidos y tuvo acceso a ellos en la carpeta "Archivos" en lugar de buscar en la carpeta "Todos los correos". Ahora está listo para administrar sus correos electrónicos y no tendrá que preocuparse por una bandeja de entrada desbordada.