Si es un usuario habitual de Hojas de cálculo de Google, probablemente haya experimentado un problema en el que accidentalmente agregó entradas duplicadas en su hoja de cálculo. Esta situación puede desbaratar el conjunto de datos que tanto trabajo le costó crear. Es posible que no sepa que ocurrió la instancia, especialmente cuando su PC se vuelve loca o cuando golpea el panel táctil de su computadora portátil.

Es fácil pasar por alto algo cuando hay una gran cantidad de datos en su hoja de cálculo. Los resultados típicos incluyen errores de cálculo y celdas duplicadas que son difíciles de identificar al buscar el origen del problema.

Afortunadamente, hay varios métodos diferentes disponibles para resaltar los duplicados dentro de sus hojas de cálculo.

  • Utilice la función de eliminación de duplicados incorporada.
  • Utilice el resaltado para encontrar duplicados.
  • Copie todas las celdas no duplicadas y muévalas a una hoja nueva.
  • Utilice un buscador de duplicados de terceros.
  • Cree una tabla dinámica que cuente los duplicados de forma individual.

Los procesos anteriores facilitan la búsqueda de esas entradas duplicadas para que pueda eliminarlas o ignorarlas si es necesario. Aquí están sus opciones.

Utilice la función de eliminación de duplicados de Hojas de cálculo de Google

Ya sea que esté tratando de encontrar duplicados en una columna, dos columnas o en una hoja de trabajo completa, la función "Eliminar duplicados" elimina con precisión las celdas que tienen los mismos datos. Sin embargo, tenga en cuenta que elimina todos los duplicados , incluso si están asociados.

  1. Resalte las columnas que desea verificar en busca de datos duplicados.
  2. En el menú en la parte superior, seleccione "Datos -> Limpieza de datos" y luego elija "Eliminar duplicados".

  3. Aparecerá una ventana emergente de diálogo. Marque las casillas junto a cada columna en la lista que desea verificar, o puede marcar la casilla "Seleccionar todo" y luego hacer clic en "Eliminar duplicados".
  4. Hojas de cálculo de Google muestra cuántas copias se encontraron y eliminaron para que pueda asegurarse de que el proceso funcionó según lo previsto.

El uso de la función "Eliminar duplicados" integrada de Hojas de cálculo de Google es la forma más sencilla de eliminar las entradas duplicadas, pero a veces, es posible que desee revisar las copias antes de eliminarlas . Una gran manera de hacerlo es con resaltado de color.

Resalte duplicados usando colores para una fácil eliminación

Cuando se trata de identificar errores en sus hojas de cálculo, usar resaltados para resaltar cualquier información incorrecta es otra buena manera de hacerlo.

  1. Abre tu "archivo de Hojas de cálculo de Google". y resalte la "columna o columnas" que desea editar.
  2. En la barra de menú en la parte superior, seleccione "Formato ".
  3. En el menú desplegable, seleccione Formato condicional .
  4. Seleccione el "rango" que desee en el nuevo menú que aparece.
  5. En "Reglas de formato", cambie la sección desplegable titulada "Dar formato a las celdas si..." a " La fórmula personalizada es ".

  6. Pegue la siguiente "fórmula" en el cuadro ubicado debajo de la opción "Fórmula personalizada es":
    =countif(A:A,A1)>1.
  7. En la sección "Estilo de formato", seleccione el "Ícono de color de relleno" para resaltar su contenido con un fondo de celda amarillo (o cualquier color de su elección).
  8. Haga clic en "Listo" para guardar los cambios, revisar sus duplicados y eliminar los que encuentre como copias legítimas.

Su hoja de cálculo resalta sus celdas duplicadas en el color que eligió, por lo que ahora puede escanear la selección en busca de duplicados auténticos.

Nota: es mejor resaltar las celdas de una columna que comienzan con la fila 1 en lugar de elegir celdas en el medio. A la fórmula no le gusta usar la fila 2 como la primera columna . Se perdieron un par de duplicados en el campo seleccionado (A2:B9). Una vez que se agregó la fila 1 (A1: B9), encontró todas las copias. Vea las dos imágenes a continuación.

Imagen n.° 1: muestra los duplicados perdidos al seleccionar las celdas de la fila 2 como primeras celdas (A2 y B2):


Imagen n.° 2: muestra todos los duplicados al seleccionar las celdas de la fila 1 como primeras celdas (A1 y B1):

Asegúrese de que los duplicados sean correctos, ya que algunas copias no están asociadas. Pueden ser el mismo número para dos cuentas diferentes, usuarios, empleados, etc. Una vez que confirme las celdas de imitación que no necesita, elimínelas. Finalmente, puede cerrar el menú de formato y restaurar el color estándar a sus celdas.

Copie celdas únicas en hojas de cálculo de Google para eliminar fácilmente los duplicados

Si prefiere ordenar sus datos sin procesar automáticamente , es mejor copiar todas las celdas no duplicadas . Este proceso ofrece una clasificación y un filtrado más rápidos . Si está seguro de que su información es correcta y prefiere eliminar los duplicados, pruebe el método que se indica a continuación.

  1. Abra el "Documento de hojas" que desea ordenar. Resalte la "columna" que desea editar. Este proceso registra el rango de columnas para el siguiente paso.
  2. Haga clic en una "columna en blanco" donde desee que aparezcan las entradas únicas. Mientras está resaltado ( no haga clic en una celda ), pegue la siguiente fórmula: =UNIQUE(). Naturalmente , debería colocarse en la celda superior .
  3. Escriba las "coordenadas de celda" de la columna original dentro del paréntesis, como: (A3:A9).
  4. Presione "Enter" para mover sus nuevos datos a la columna designada anteriormente.

Una vez completado, puede verificar las entradas manualmente o importar sus datos a su hoja de cálculo de trabajo.

Use un complemento de terceros para buscar y eliminar duplicados en las hojas

Hay complementos en línea disponibles para usar con Hojas de cálculo de Google. Encontrará los complementos en Google Workspace Marketplace , incluidas las herramientas para eliminar entradas duplicadas automáticamente.

Eliminar duplicados por Ablebits

Una herramienta adecuada conocida como Eliminar duplicados de Ablebits le permite encontrar rápidamente duplicados en una hoja de información completa o hasta en dos columnas.

Puede mover, eliminar y resaltar resultados. La herramienta incluye dos configuraciones de asistente: busque y elimine duplicados y busque celdas o calidades no duplicadas dentro de su documento. Estas dos opciones facilitan el seguimiento de la información sobre la marcha.

En general, el uso de una herramienta de asistente para encontrar su información puede valer la pena a largo plazo. Esta opción es principalmente para usuarios que buscan continuamente duplicados en sus hojas de cálculo y que prefieren pasar el tiempo haciendo otra cosa.

Use una tabla dinámica para encontrar filas duplicadas en hojas

Una tabla dinámica es una herramienta conveniente para mirar más de cerca los datos. Una tabla dinámica no elimina automáticamente las celdas o filas duplicadas; muestra qué columnas tienen duplicados. Puede mirar manualmente sus datos para ver si necesita eliminar algo.

Crear una tabla dinámica es más complicado que los otros métodos que se muestran en este artículo. Debe agregar una tabla dinámica para cada columna para garantizar que los resultados sean uniformes y que identifiquen con precisión los duplicados.

Nota: si no tiene nombres de columnas en su hoja de cálculo, las tablas dinámicas no funcionarán con precisión para encontrar duplicados. Intente agregar una nueva fila temporalmente y luego nombre las columnas usando esa nueva fila.

Estos son los pasos para usar una tabla dinámica para identificar celdas o filas duplicadas.

  1. Seleccione "todos los datos de la tabla", luego vaya a "Datos -> Tabla dinámica".
  2. Ajuste el rango de celdas si es necesario, luego seleccione "Crear".
  3. Elija " Agregar ", que está al lado de "Filas". Este paso elige la columna para encontrar duplicados . Sí, lo leiste bien. Seleccione la columna que desee del menú desplegable. Si pierde el editor de tablas dinámicas, haga clic en una celda completa para recuperarlo.
  4. Ahora, seleccione "Agregar" junto a "Valores" y elija la "misma columna que arriba", pero configúrela para resumir por "CONTAR" o "CONTARA". Ya debería ser el predeterminado.
  5. La nueva tabla dinámica identifica todos los duplicados, como se muestra a continuación.
  6. Si desea ver una columna diferente, puede rehacer los pasos anteriores (para conservar sus resultados anteriores) o volver a abrir el editor de tablas dinámicas y cambiar la tabla existente.
  7. La tabla dinámica cambia para mostrar los nuevos ajustes.

Como se mencionó anteriormente, el método de la tabla dinámica es un poco más complicado, especialmente porque necesita ajustar la fórmula si sus datos contienen tres o más celdas idénticas. Aún así, le brinda un informe específico sobre las ubicaciones de sus entradas duplicadas, lo que puede ser útil para el análisis de datos. 

En general, una celda duplicada en Hojas de cálculo de Google puede causar problemas con sus datos si no tiene cuidado, especialmente al ordenar información financiera en una hoja de cálculo útil.

Las causas más comunes de duplicados son:

  • Varias personas agregaron el mismo cliente, factura, categoría, artículo, etc.
  • Las importaciones de datos se agregan a los datos ya presentes por segunda vez.
  • Las acciones de copiar/pegar agregaron entradas duplicadas.

Afortunadamente, identificar, eliminar y eliminar celdas de datos idénticas es sorprendentemente fácil en Hojas de cálculo de Google, lo cual es positivo si trabaja continuamente con hojas de cálculo en su flujo de trabajo diario. Si está buscando algo para ordenar el contenido más rápido, siempre puede usar un complemento como "Eliminar duplicados" de Ablebits para asegurarse de que su información esté bien ordenada y organizada.

¿Tiene alguna experiencia, consejos o preguntas sobre el uso de alguno de los métodos mencionados en este artículo? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.