Eliminar archivos en Google Docs no debería ser una tarea ardua. A menudo nos encontramos abrumados con archivos, fotos, música y años de datos que ya no necesitamos. Si Google Docs se está llenando un poco, lo que dificulta encontrar documentos, hay formas de organizar y eliminar el contenido no deseado.

Ocasionalmente, puede encontrarse mirando una lista completa de archivos que no quiere, no necesita o simplemente no tiene suficiente espacio para ellos.

Personalmente, no es raro que mi lista de Google Docs muestre hordas de archivos sin nombre, duplicados y documentos compartidos en los que ya no se está trabajando. Google hace que sea tan increíblemente fácil guardar y compartir archivos que, después de un tiempo, todos esos documentos saturarán su Google Drive, haciéndolo desorganizado, afectando su productividad y aumentando su nivel de estrés.

Entonces, ¿cómo haces para eliminar todos estos archivos no deseados? ¿Hay archivos que valga la pena conservar y de los que ha elegido eliminar, realmente han desaparecido?

Descubrirá que Google Drive le será útil en este proceso, por lo que le beneficiaría aprender a usar bien Google Drive.

Cómo eliminar archivos de Google Docs

El título puede decir 'múltiple', pero también voy a cubrir el enfoque utilizado para eliminar archivos individuales. Para eliminar un solo archivo de su inflada lista de Google Docs:

  1. Mientras esté en Google Docs, elija el archivo que desea eliminar y haga clic con el botón izquierdo en el ícono de Menú (indicado por tres puntos verticales) para ese archivo.
  2. De las opciones proporcionadas en la ventana emergente, seleccione Eliminar para eliminarlo de su lista.
  3. Aparecerá un cuadro de diálogo en la parte inferior de la pantalla que indica que el archivo se ha movido a la papelera. En el lado derecho del cuadro de diálogo está la opción DESHACER . Haga clic en DESHACER si elimina un archivo por accidente .

Cómo eliminar varios documentos

Google Docs no fue diseñado para organizar sus documentos, no puede eliminar varios archivos a la vez. En su lugar, deberá dirigirse a Google Drive. Afortunadamente, puede eliminar varios documentos de Google de Google Drive.

Abra la lista de archivos cerrados.

Haz clic izquierdo en un archivo que quieras eliminar. Si este es el único archivo que desea eliminar, puede hacer clic en el icono de la papelera en la parte superior izquierda o hacer clic con el botón derecho en el archivo y elegir Eliminar en el menú.

Para eliminar varios archivos, después de hacer clic con el botón izquierdo en el primer archivo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic con el botón izquierdo en cada uno de los archivos restantes que desea eliminar.

Continúe haciendo esto hasta que todos los archivos hayan sido seleccionados. Si los archivos que desea eliminar se encuentran en forma consecutiva, puede mantener presionada la tecla Mayús después de seleccionar el primer archivo y luego hacer clic en el último archivo de la cadena que desea eliminar.

Una vez que haya seleccionado todos los archivos, haga clic con el botón derecho en uno de ellos y seleccione Eliminar en el menú o haga clic en el icono de la Papelera en la parte superior derecha de la ventana.

Todos los archivos que fueron seleccionados ahora se moverán a la Papelera .

Archivar/ocultar documentos de Google compartidos más antiguos y la galería de plantillas

Si está buscando una limpieza rápida en sus Documentos de Google, hay una forma sencilla de ocultar los documentos que se han compartido con usted. A menudo, descubrimos que Google Drive está tan lleno de archivos compartidos que puede resultar intimidante eliminarlos todos.

Hay una opción de un solo clic para limpiar la apariencia de sus Google Docs mientras los mantiene almacenados para referencia futura.

Para ocultar los documentos que no son de su propiedad, haga lo siguiente:

Haga clic para abrirlo y elija "No es de mi propiedad". Tus Google Docs ahora solo mostrarán aquellos documentos que hayan sido compartidos contigo.

También puede usar esta función para filtrar cualquier archivo que no sea de su propiedad, lo que simplifica la eliminación de los documentos que ya no necesita.

Además, si visualmente te resulta más atractivo perder la lista de plantillas, puedes hacerlo abriendo el menú (indicado por tres puntos verticales) ubicado a la derecha de las palabras 'GALERÍA DE PLANTILLAS' y seleccionando Ocultar plantillas .

Eliminar su historial de revisiones

Una característica de Google Drive es que las revisiones de sus documentos se guardan automáticamente sin necesidad de que haga nada. Para ver la lista de revisiones, puede presionar CTRL+ALT+SHIFT+H al mismo tiempo. Aunque esta función es increíblemente útil si alguna vez planea volver a una versión anterior de un documento o simplemente desea revisar los cambios realizados, es posible que no desee que otras miradas indiscretas la vean.

De forma predeterminada, después de 30 días, todo el historial de revisión se eliminará automáticamente. Sin embargo, esto puede ser una espera demasiado larga para algunos. La única opción que queda es obligar a Google Drive a eliminar por completo el historial de revisión de inmediato y, para hacerlo, es necesario que haga una copia de ese documento.

Lo que tendrás que hacer es:

  1. Inicie sesión en Google Drive y haga clic con el botón derecho en el documento con el historial de revisión que desea eliminar.
  2. Elija 'Hacer una copia' en el menú emergente.
  3. Una vez que se haya realizado una copia, elija Eliminar el documento copiado recientemente (no la copia) o seleccione el documento y haga clic en el icono de la Papelera en la parte superior derecha. Esto no solo eliminará el documento, sino también su historial de revisiones.
  4. A continuación, haga clic con el botón derecho en la copia del documento que acaba de eliminar y seleccione Cambiar nombre en el menú emergente. Cambia el nombre de tu documento a su título original o dale uno nuevo, luego haz clic en Aceptar .
  5. Para verificar, abra el documento y haga clic en "Archivo". Seleccione "Ver historial de versiones" en el menú y vea que no hay más historial de revisiones para el documento.

Vaciar la Papelera (Borrado Permanente)

Hasta ahora, solo ha eliminado archivos y documentos de la vista. Para eliminar un archivo o archivos de forma permanente, deberá hacer un poco de búsqueda en la basura. Una vez que un archivo se haya eliminado de forma permanente, cualquier persona con la que haya compartido el archivo perderá el acceso a él.

Vuelva a Google Drive y toque "Papelera" en el icono del menú. Haz clic con el botón derecho en el archivo que deseas eliminar y toca "Eliminar para siempre". Tome nota de la opción 'Restaurar' aquí también. Si alguna vez elimina accidentalmente un elemento, puede recuperarlo de la carpeta de papelera en Google Drive.

Transferir la propiedad del archivo

Si tiene un archivo compartido (del que es el propietario) que tiene importancia para aquellos con los que se ha compartido, puede transferirles la propiedad en unos pocos y sencillos pasos.

Cualquier otra persona con la que haya compartido una carpeta o un archivo puede reclamar la propiedad si está dispuesto a cederlo. Para dar la propiedad exclusiva de un archivo a una parte compartida:

  1. Dirígete a Google Drive y selecciona la carpeta para la transferencia de propiedad. Si desea seleccionar varias carpetas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada una o mantenga presionada la tecla Mayús si los archivos están alineados consecutivamente.
  2. Haga clic en el ícono Compartir en la parte superior derecha (indicado por la silueta de una persona con un '+')
  3. Se abrirá la ventana "Compartir con personas y grupos". Seleccione el nombre de la persona a la que desea dar la propiedad.
  4. A la derecha del nombre del futuro propietario, haz clic en el ícono con la flecha hacia abajo y cámbialo a "Hacer propietario".
  5. Aparecerá un cuadro emergente para confirmar los cambios realizados, seleccione "Sí" para confirmar.
  6. Haz clic en Listo para que la transferencia surta efecto.

Aún puede editar la carpeta incluso después de transferir la propiedad. El nuevo propietario puede decidir si revoca o no el acceso. Ahora puede eliminar la carpeta de su lista de Google Drive y dejarla sana y salva con el nuevo propietario.

Destructor de archivos (todos los archivos eliminados)

Para eliminar todos los archivos para siempre:

  1. Mientras está en Google Drive, en el menú del lado izquierdo, seleccione Papelera .
  2. Verifique para asegurarse de que todos los archivos dentro de la lista sean los que desea eliminar por completo.
  3. En la parte superior de la lista de archivos, haga clic en Vaciar papelera para eliminar permanentemente todos los elementos de la lista.