Uno de los mejores consejos de productividad es planificar tu semana, especialmente si tienes muchas reuniones. La buena noticia es que puede programar varias reuniones de Zoom con anticipación. Sin embargo, no es posible tener dos o más reuniones al mismo tiempo.

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En este artículo, explicaremos todo lo que necesita saber sobre la programación de reuniones de Zoom.

Programación de varias reuniones

Cuando se trata de programar reuniones que tienen lugar en diferentes horarios, no hay límites. Como saben, cada reunión tiene su propia identificación individual. Por lo tanto, solo debes asegurarte de enviar una invitación a otros participantes. Esta es la forma más rápida de programar una reunión:

  1. Inicie sesión en Zoom.
  2. Presiona el ícono Programar.
  3. Escriba el nombre o el tema de la reunión.
  4. Seleccione la fecha y la hora.
  5. Introduzca la duración de la reunión.
  6. Seleccione su zona horaria.
  7. Seleccione el calendario que desea usar para programar la reunión. Puedes usar Google Calendar, Outlook o cualquier otro calendario que uses habitualmente.
  8. Para confirmar la reunión, haga clic en Guardar.

Desafortunadamente, no existe un atajo para programar diferentes reuniones a la vez. La aplicación asume que no todas sus sesiones de Zoom tienen la misma duración, tema, etc. Por lo tanto, deberá repetir este proceso para todas las reuniones que desee programar (si tienen detalles diferentes).

Sin embargo, si desea programar reuniones periódicas, lo tenemos cubierto. Si tiene una reunión de equipo todos los miércoles a las 10 a. m., eso no significa que tendrá que pasar por este largo proceso todas las semanas. En la siguiente sección, le mostraremos cómo programar ese tipo de reunión con hasta un año de anticipación.

zoom programar varias reuniones

Cómo programar reuniones periódicas

Programar reuniones periódicas significa que puede programar más reuniones con el mismo ID de reunión. También significa que todos los detalles, como el tiempo y la duración, serán los mismos.

Puede elegir si desea que la reunión se celebre diariamente, semanalmente o mensualmente. De esa manera, puede hacer su calendario trimestral o incluso anual a la vez. Tenga en cuenta que la identificación de la reunión caduca después de un año. Aunque haya tenido la reunión todas las semanas durante 52 semanas, tendrá que programarla nuevamente.

Puede usar Google Calendar y Outlook para programar reuniones periódicas. Esto se puede hacer desde su teléfono o computadora portátil. Pero recomendamos usar una computadora de escritorio ya que es más rápida.

calendario de Google

Google Calendar es la herramienta más popular entre los usuarios de Zoom. Aquí se explica cómo usarlo para programar reuniones periódicas:

  1. Inicie sesión en Zoom.
  2. Presiona el ícono Programar.
  3. Haga clic en la configuración de su reunión.
  4. Seleccione la reunión periódica.
  5. Haga clic en el botón Guardar y luego abra Google Calendar.
  6. Inicie sesión en su cuenta de Google.
  7. Permita que Zoom acceda a su cuenta.
  8. Google Calendar luego creará un evento con los detalles de la reunión de Zoom.
  9. Abra el menú desplegable debajo de la hora de su reunión.
  10. Seleccione una opción de recurrencia que desee.
  11. Haga clic en Guardar.

Cuando abra el menú desplegable, podrá elegir entre diferentes opciones de recurrencia. Puede elegir si desea que la reunión se celebre diariamente, semanalmente o mensualmente. También puede programar la reunión para todos los días laborables, todos los miércoles o incluso cada primer jueves del mes.

Si no puede encontrar la opción que desea, haga clic en Personalizar y cree otra opción.

Panorama

Por otro lado, si está utilizando el calendario de Outlook, esto es lo que debe hacer:

  1. Inicie sesión en Zoom.
  2. Presiona el ícono Programar.
  3. Haga clic en la configuración de su reunión.
  4. Seleccione la reunión periódica.
  5. Haga clic en el botón Guardar y luego abra el Calendario de Outlook.
  6. Seleccione su reunión y toque Recurrencia.
  7. Seleccione una opción de recurrencia que desee.
  8. Haga clic en Aceptar.

Los usuarios de Outlook tienen tres parámetros. Puede elegir la frecuencia de las reuniones (mensual, semanal, etc.), el intervalo y los días específicos en los que desea que se realice la reunión.

Horario, Horario, Horario

Esperamos que este artículo le haya ayudado a programar reuniones de Zoom de forma más rápida y sencilla. Como la programación es esencial para organizar su tiempo y recursos. Lo mejor de Zoom es que es compatible con varias herramientas y calendarios organizativos.

¿Cómo suele programar sus reuniones? ¿Alguna vez ha tenido problemas para programar varias reuniones en Zoom? Háganos saber en la sección de comentarios.